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CHARTE FORUM ACCORD SAS

Sur la protection des données à caractère personnel des contacts et clients

 

 

CHARTE FORUM ACCORD SAS

sur la protection des données à caractère personnel

des contacts et clients


Résumé officieux

Préambule

Cadre légal

Définitions

Responsable du traitement

Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à collecter et à traiter des données à caractère personnel.

Le cadre juridique applicable aux traitements des données à caractère personnel est fixé par le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (RGPD en français et GDPR en anglais).

Le RGPD renforce les droits et les obligations des « responsables de traitements », de leurs « sous-traitants », des « personnes concernées » et des « destinataires des données ».

Il impose que les personnes dont les données sont collectées et traitées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

Vous trouverez, en conséquence, au sein de la présente CHARTE l’ensemble des informations relatives à la collecte et aux traitements de vos données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension des dispositions qui suivent, il est précisé que :

· le « responsable du traitement », c’est-à-dire la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement, est la société FORUM ACCORD SAS, dont le siège social est situé 14 boulevard Poissonnière, 75009 Paris, représentée par son Président, Monsieur François PFEIFFER.

· les « personnes concernées », c’est-à-dire les personnes auxquelles s’adresse la présente CHARTE dont les données sont collectées ou traitées, désigne les « contacts » (c’est-à-dire, les personnes qui contactent ACCORD pour demander des informations sur les programmes / cours / services) et les clients de l’école ACCORD (c’est-à-dire les personnes bénéficiant des prestations de l’école ACCORD).

· les « sous-traitants » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de FORUM ACCORD SAS et donc de l’école ACCORD.

· les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication de données à caractère personnel de la part de FORUM ACCORD SAS,

Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de FORUM ACCORD SAS que des partenaires ou organismes extérieurs (mutuelle, hôtels et résidences, établissements bancaires, etc.).

Plan de notre CHARTE :

(pour vous repérer et trouver plus facilement les informations que vous recherchez)

1.     Objet

INFORMATIONS SUR LES DONNEES COLLECTEES

2.     Catégories de données collectées et traitées

3.     Origine des données

4.     Défaut de renseignement

INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DES DONNEES

5.     Licéité du traitement

6.     Finalités du traitement

7.     Destinataires des données – habilitation & traçabilité

8.     Durée de conservation des données

INFORMATIONS SUR LES DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE

9.     Droit d’accès

10.  Droit de rectification

11.  Droit à l’effacement

12.  Droit à la limitation du traitement

13.  Droit à la portabilité des données

14.  Droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée

15.  Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES

16.  Délégué à la protection des données

DIVERS

17.  Evolution

18.  Pour plus d’information

Afin de faciliter la lecture de ce document, vous trouverez en marge un « résumé officieux » vous permettant d’identifier l’information contenue et développée dans chaque article.

CHARTE FORUM ACCORD SAS


 

1.     Objet

Quel est l’objectif de la CHARTE ?

La CHARTE a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle FORUM ACCORD SAS est tenue envers ses contacts et clients concernant le traitement de leurs données à caractère personnel, que ce traitement soit effectué directement par FORUM ACCORD SAS ou par le biais de ses sous-traitants, et l’exercice de leurs droits.

DONNEES COLLECTEES

 

2.     Catégories de données collectées et traitées

Quelles sont les données collectées et traitées ?

- Identité et identification du contact sollicitant la communication d’informations sur les prestations délivrées par FORUM ACCORD SAS : nom, prénom,

- Coordonnées du contact sollicitant la communication d’information sur les prestations délivrées par FORUM ACCORD SAS : e-mail, adresse postale, numéro de téléphone,

- Identité et identification du bénéficiaire de la prestation délivrée par FORUM ACCORD SAS : nom, prénom, date de naissance, copie du passeport (en cas de besoin de visa),

- Coordonnées du bénéficiaire de la prestation délivrée par FORUM ACCORD SAS : e-mail, adresse postale, numéro de téléphone.

Si ces données sont différentes de celles du bénéficiaire de la prestation :

- Identité et identification du souscripteur de la prestation délivrée par FORUM ACCORD SAS : nom, prénom(s),

- Coordonnées du souscripteur de la prestation délivrée par FORUM ACCORD SAS : e-mail, adresse postale, numéro de téléphone.

Le cas échéant, dans le cadre de l’accueil de jeunes de moins de 18 ans :

- Identité et identification de ses parents ou représentants légaux,

- Adresse postale de ses parents ou représentants légaux,

- Numéro de téléphone de contact des parents ou représentants légaux,

En tout état de cause :

- Données bancaires du souscripteur de la prestation en cas d’inscription,

- Renseignements médicaux relatifs au bénéficiaire de la prestation (pour les juniors).

 

3.     Origines des données

Qui nous transmet les données ?

Et quand sont-elles collectées ?

Les données relatives à nos contacts et clients sont collectées :

- directement auprès d’eux lors de leur inscription ou lors de leur demande d’information sur les prestations délivrées par FORUM ACCORD SAS,

- ou indirectement via des agences ou des organismes partenaires de FORUM ACCORD SAS, lesquelles constituent alors la source de provenance des données au sens du RGPD.

Dans ce cas, FORUM ACCORD SAS prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité et de l’exactitude des données qui lui sont communiquées, et garantit que ces agences ou organismes partenaires disposent d’une politique de protection des données conforme à la réglementation en vigueur et accessible sur leurs sites respectifs.

 

4.     Défaut de renseignements

Que se passe-t-il si je ne communique pas mes données à FORUM ACCORD ?

Le défaut de renseignement d’une donnée sollicitée empêcherait la parfaite exécution voire la réalisation de la prestation délivrée par FORUM ACCORD SAS.

Lorsque cela sera possible, FORUM ACCORD SAS informera le client ou contact concerné des conséquences particulières du défaut de renseignement.

TRAITEMENT DES DONNEES

 

5.     Licéité du traitement

La collecte et le traitement sont nécessaires à l’exécution du contrat signé par nos clients ou aux demandes formulées par nos contacts.

Le traitement des données collectées et traitées par FORUM ACCORD SAS est nécessaire à l’exécution et à la délivrance des prestations souscrites par nos clients ou à l’exécution des mesures précontractuelles sollicitées par nos contacts.

Toute information qui serait transmise par le contact ou le client à FORUM ACCORD SAS mais qui ne serait pas nécessaire à l’exécution de la prestation délivrée par FORUM ACCORD SAS ne sera pas conservée.

La collecte, la conservation et le traitement d’une adresse mail, en dehors de la souscription ou de la délivrance de prestations, dans l’unique finalité d’inscription, de désinscription, ou de désabonnement à la newsletter est soumise au consentement exprès de la personne concernée caractérisé par sa demande d’inscription, de désinscription ou désabonnement.

 

6.     Finalités du traitement

Pourquoi nous collectons et traitons vos données ?

Selon les cas, FORUM ACCORD SAS traite les données pour les finalités suivantes :

· gestion de la relation client,

· gestion de la relation contact,

· service client,

· gestion des demandes d’informations, de programmes et de cours,

· inscription à des services (transfert, hébergement…),

· inscription en ligne,

· paiement en ligne ou sur place, à ACCORD,

· gestion des demandes d’inscription, de désinscription, ou de

· désabonnement à la newsletter,

exécution de nos obligations légales : comptables et  fiscales,

· lutte contre le blanchiment,

· modération de commentaires sur les réseaux sociaux.

 

7.     Destinataires des données – Habilitation & Traçabilité

A qui sont susceptibles d’être transmises vos données ?

FORUM ACCORD SAS s’assure que les données ne soient accessibles qu’aux destinataires internes ou externes habilités suivants :

Destinataires internes :

· le personnel habilité du service accueil-inscription-hébergement, du service marketing-commercial et de toute personne chargée de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs et comptables, des services informatiques, ainsi que leurs responsables hiérarchiques,

· le personnel habilité  en charge des relations avec les Services chargés de contrôles règlementaires (par exemple, la DDCS – Jeunesse et Sports à la Préfecture de Police de Paris).

Destinataires externes :

· les partenaires ayant inscrits des étudiants (agences et organismes partenaires identifiées), 

· le personnel habilité des sous-traitants de FORUM ACCORD SAS (transferts, résidences, etc.),

· le personnel des Services chargés desdits contrôles réglementaires,

et ce uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leurs sont confiées.

Les destinataires des données à caractère personnel des contacts et des clients de FORUM ACCORD SAS sont soumis à une obligation de confidentialité et nous nous assurons qu’ils agissent en conformité avec les lois et règlements applicables en matière de protection des données à caractère personnel.

FORUM ACCORD SAS décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, FORUM ACCORD SAS n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

FORUM ACCORD SAS n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

 

8.     Durée de conservation des données

Pendant combien de temps conservons nous vos données ?

La durée de conservation des données est définie par FORUM ACCORD SAS au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

· Données relatives aux contacts : pendant deux ans, sauf demande contraire.

· Données relatives aux clients : pendant 5 ans à compter du terme des relations contractuelles avec FORUM ACCORD SAS, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

· Facturation incluant des données relatives aux souscripteurs (nom, prénom, adresse postale, mail) et aux bénéficiaires de la prestation (nom et prénom, date et durée du séjour) : pendant une durée de 10 ans,

· Données bancaires des clients : uniquement le temps de la durée du programme suivi par le client ou le bénéficiaire de la prestation, sauf accord exprès du client.

En cas de contestation : conservation une année en archivage suivant la date de fin du litige.

Passé les délais fixés, les données sont supprimées. Elles peuvent toutefois être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

FORUM ACCORD SAS rappelle à ses clients que la suppression de données est une opération irréversible et que FORUM ACCORD SAS n’est plus, par la suite, en mesure de restaurer les données.

 

9.     Droit d’accès

Les clients ou contacts ont le droit d’accéder aux données à caractère personnel les concernant qui ont été collectées.

Conditions de l’exercice de ce droit.

Les clients et contacts de FORUM ACCORD SAS disposent d’un droit de demander à FORUM ACCORD SAS la confirmation que des données les concernant sont traitées ou non.

Les clients et les contacts disposent également d’un droit d’accès aux dites données et du droit d’en obtenir une copie.

En cas de demande de copies supplémentaires, FORUM ACCORD SAS pourra exiger la prise en charge financière des coûts administratifs induits par la demande.

Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, (tel Excel par exemple), sauf demande contraire.

Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données relatives à des tiers, ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

 

10.  Droit de rectification

Les clients ou contacts ont le droit de voir corriger ou compléter les données les concernant.

Les clients et contacts de FORUM ACCORD SAS disposent du droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel les concernant qui sont inexactes.

Au regard de la finalité du traitement, les clients et contacts de FORUM ACCORD SAS ont le droit d’obtenir que des données à caractère personnel incomplètes les concernant soient complétées.

 

11.  Droit à l’effacement

Effacement des données à caractère personnel lorsqu’elles ne sont plus utiles à la finalité du traitement ou ont fait l’objet traitement illicite.

Les clients et contacts de FORUM ACCORD SAS disposent du droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, l’effacement de leurs données lorsque :

· les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière,

· les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite,

· les données ont été collectées sur la seule base du consentement du client ou contact et ce consentement a été retiré par celui-ci,

· l’effacement résulte d’une obligation légale prévue par le droit de l'Union Européenne ou par le droit de l’Etat membre auquel le responsable du traitement est soumis.

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale ou lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

12.  Droit à la limitation du traitement

La limitation du traitement doit être entendue comme une sorte de « séquestre juridique », empêchant le traitement des données concernées à l’exception de leur conservation.

Les clients et contacts de FORUM ACCORD SAS disposent du droit d’obtenir l’isolation, le marquage d’une ou plusieurs de leurs données à caractère personnel, collectées et traitées, en vue de limiter leur traitement futur ou actuel lorsque :

· ils contestent l’exactitude d’une donnée, le temps que FORUM ACCORD SAS puisse contrôler celle-ci,

· le traitement est illicite et qu’ils s’opposent néanmoins à leur effacement,

· ils en ont besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de leurs droits en justice, même si FORUM ACCORD SAS n’en a plus besoin aux fins de traitement.

En cas de limitation, FORMUM ACCORDS SAS ne procédera plus au traitement des données concernées à l’exception de leur conservation.

 

13.  Droit à la portabilité des données

Droit d’obtenir le transfert de vos données sous format informatique.

Les clients et contacts de FORUM ACCORD SAS disposent du droit d’obtenir la transmission des données les concernant qu’ils ont directement communiquées à FORUM ACCORD SAS et qui font l’objet d’un traitement informatisé.

Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format informatique couramment utilisé et exploitable, soit à la personne concernée soit, au tiers désigné par elle.

 

14.  Droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée

Absence de décision individuelle automatisée.

FORUM ACCORD SAS ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

Les droits mentionnés ci-dessus sont des droits individuels qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le responsable du traitement devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

En conséquence, l’exercice de ces droits doit répondre aux conditions suivantes :

· la demande émane de la personne elle-même (avec preuve de son identité),

· la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : FORUM ACCORD SAS, traitement des données personnelles, 14 boulevard Poissonnière, 75009 Paris, France,

ou à l’adresse e-mail RGPD-GDPR@accord-langues.com

 

15.  Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Vous pouvez saisir la CNIL de toute réclamation.

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si une personne estime que le traitement de données à caractère personnel la concernant n'est pas conforme aux dispositions nationales et européennes de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES

 

16.  Délégué à la protection des données

 

FORUM ACCORD SAS a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

Nom : Jacques Lajugie

Adresse e-mail : RGPD-GDPR@accord-langues.com

Si des clients ou contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur est possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

DIVERS

 

17.  Évolution

 

La présente politique de protection des données peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL, ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients, partenaires et salariés par tout moyen défini par FORUM ACCORD SAS, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

 

18.  Pour plus d’informations

 

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données.

Nom : Jacques Lajugie

Adresse e-mail : RGPD-GDPR@accord-langues.com




 

 

 

 

 
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